Doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn điện tử cần điều kiện gì?

Hóa đơn điện tử có một số quy định bắt buộc người sử dụng tuân theo. Hãy cùng tham khảo điều kiện để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử dựa trên thông tin được ban hành từ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC và Công văn số 4721/TCT-DNL, Công văn 58325/CT-TTHT,…

Điểm cần lưu ý về hóa đơn điện tử:

Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.

Bản scan hóa đơn nhận qua email không được xem là hóa đơn điện tử (Công văn số 4721/TCT-DNL ngày 13/10/2017).

Không được phát hành phiếu xuất kho điện tử (Công văn số 58325/CT-TTHT ngày 25/08/2017).

sử dụng hóa đơn điện tử

Có 2 loại hóa đơn điện tử được Bộ Tài Chính và Tổng Cục Thuế cho phép lưu hành tại Việt Nam:

Hóa đơn điện tử theo thông tư số 32/2011/TT-BTC

Hóa đơn điện tử có mã xác thực theo quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC

Hóa đơn điện tử có bắt buộc sử dụng không?

Căn cứ theo quyết định số 2497/2017/QĐ-BTC thì sẽ bắt buộc một số doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử (Doanh nghiệp gặp rủi ro cao về thuế, Doanh nghiệp tự in).

Hiện tại cơ quan thuế vẫn khuyến khích các DN mới thành lập và đã sử dụng hết hóa đơn đặt in sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC, theo lộ trình đến hết năm 2020 toàn bộ doanh nghiệp trong cả nước sẽ sử dụng 100% hóa đơn điện tử giống như chữ ký số trước đây.

Doanh nghiệp không phải nộp mẫu 3.14 đến cơ quan thuế quản lý thuế địa phương và cũng không bị cơ quan thuế kiểm tra trụ sở khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp chỉ cần nộp thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng Cục Thuế hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý, sau 02 ngày nộp hồ sơ sẽ được sử dụng hóa đơn điện tử.

Vậy, điều kiện để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử là:

Tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế đã và đang dùng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định.

Đã đăng ký chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

Dịch Covid và đề xuất gia hạn tiền thuế TNCN, thuế GTGT

Hướng dẫn tra cứu nhiều hóa đơn cùng một lúc

Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

Doanh nghiệp sở hữu hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

Đảm bảo quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố, đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Theo đó nếu các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đáp ứng được điều kiện về khởi tạo hóa đơn điện tử thì được khởi tạo hóa đơn điện tử để sử dụng.
 

Rate this post

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *