Ngày nay, để thúc đẩy kinh doanh sản phẩm, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng hàng hóa, dịch vụ để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu,… dành tặng khách hàng hoặc trả thay lương cho người lao động, trao đổi với doanh nghiệp khác. Vậy nên, kế toán trong doanh nghiệp không chỉ nắm rõ quy định về viết hóa đơn GTGT thông thường, mà việc trang bị những kiến thức khi xuất hóa đơn và hạch toán hàng khuyến mại là điều vô cùng cần thiết. Thông tin được chia sẻ sau đây sẽ là những điều cần nhớ khi xuất hóa đơn hàng khuyến mại.

Khoản 1 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định về lập hóa đơn như sau: DN bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).

1. Quy định đối với hàng hóa đầu vào

1.1. Đối với hàng hóa do doanh nghiệp mua vào

Hàng hóa, dịch vụ mua vào có hóa đơn chứng từ hợp lệ (kể cả mua ngoài hoặc do doanh nghiệp tự sản xuất) sử dụng để cho, biếu, tặng, tặng kèm hàng bán, khuyến mại, quảng cáo dưới các hình thức được doanh nghiệp sử dụng làm hàng mẫu, trả thay lương thì được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu việc sử dụng này là phục vụ cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT).

Nếu đầu vào là hàng hóa: N156, N133 / C331, 111, 112

Nếu đầu vào là dịch vụ: N641, 642, 334, N133 / C331, 111, 112

1.2. Đối với phiếu quà tặng doanh nghiệp mua để tặng khách hàng

Trường hợp doanh nghiệp mua phiếu quà tặng hay còn gọi là voucher để tặng khách hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thì khi mua chỉ cần chứng từ thanh toán (như ủy nhiệm chi, phiếu chi của doanh nghiệp, phiếu thu của siêu thị). Khi tặng phiếu quà tặng cho khách hàng doanh nghiệp không phải lập hóa đơn.

1.3. Đối với hàng hóa do doanh nghiệp được biếu, tặng

Hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp nhận được do được biếu, tặng từ các nhà cung cấp, nhà cung cấp có xuất hóa đơn hàng biếu, tặng và có tính thuế GTGT theo đúng quy định nhưng không thu tiền thì hóa đơn nhận hàng biếu, tặng này không được khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Vì doanh nghiệp nhận hàng biếu tặng không phải thanh toán tiền cho nhà cung cấp (không có chứng từ thanh toán) nhưng khi doanh nghiệp mang biếu, tặng lại cho khách hàng của mình không thu tiền thì vẫn phải xuất hóa đơn và tính thuế GTGT theo quy định.

2. Quy định đối với hàng hóa đầu ra

Từ những quy định nêu trên, ta thấy doanh nghiệp đều phải lập hóa đơn khi sử dụng thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ để cho, biếu, tặng, tặng kèm hàng bán, khuyến mại, quảng cáo dưới các hình thức; sử dụng làm hàng mẫu, trả thay lương cho người lao động.hàng khuyến mại

Khi lập hóa đơn phải chú ý lập đúng quy định: Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân nhận hàng hóa, dịch vụ.

Trường hợp vô điều kiện: Xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu (cho khách hàng dùng thử) không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như khách hàng phải mua sản phẩm, hàng hóa.

Nộp thuế TNCN và những điều cần lưu ý 

DN đăng ký áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT

Có điều kiện: Xuất hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm …) thì kế toán phải phân bổ số tiền thu được để tính doanh thu tương ứng cho cả hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu.

Giá trị hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu được tính vào giá vốn hàng bán (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán, sản phẩm tặng miễn phí cho khách hàng về hình thức được gọi là khuyến mại nhưng về bản chất là bán vì khách hàng sẽ không được hưởng nếu không mua sản phẩm).